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[1] 介绍 PARA 个人知识管理方法，顺便学习一下。我觉得还有点道理，大家可以看看，翻译有不准确的地方，本段注释是原文链接。
一个好的个人知识管理体系，应该可以支持并帮助你的工作，它应该让你在放置信息时准确知道放置的位置，以及在需要信息时能准确查找到信息的位置。
这个系统应该有一下特点：
- 通用，能涵盖任何来源的任何信息
- 灵活，能够处理各种现在在做的和将来要做的项目和活动。
- 简单，无需超出最低要求的任何耗时维护、编目、标记或重新整理
- 可操作，与任务管理和项目管理方法无缝集成
- 跨平台，可与任何应用程序一起使用，包括已存应用在或未来的应用
- 以结果为导向，以支持交付有价值的工作为目的来构建信息
- 模块化，允许根据当前任务的需求隐藏或揭示不同级别的细节
- 机会主义，最好能够在已经完成的工作的基础上进行，而不是占用额外时间。
我相信我已经开发了一个系统来组织满足所有这些要求的数字信息。我在这几年向各种各样的人介绍它，我相信它是有效的。在这篇文章中，我会尝试告诉你这个方法。
P.A.R.A. 代表项目（Projects）— 领域 (Areas) — 资源 (Resources) — 档案 (Archives)， 四个顶级类别， 包括您在工作和生活中可能遇到的每种类型的信息。
让我们从定义开始。这些定义都可以非常精确的表述：
Project 是 “与目标关联的一系列任务，每个任务都有明确的完成期限”。
例如：完成一个 app 的设计原型; 一个项目开发计划; 执行业务开发活动; 写博客文章; 最终确定产品规格; 参加会议
Area of responsibility 是 “一个需要持续一段时间的任务领域”。
例如：健康; 财务、专业发展; 旅行; 爱好; 朋友; 公寓; 汽车; 生产力; 直接下属; 产品开发; 写作
Resource 是 “持续感兴趣的话题或主题”。
例如：习惯养成; 项目管理; 超人主义; 咖啡; 音乐; 园艺; 在线营销; SEO; 室内设计; 建筑; 记笔记
Archives 包括 “其他三个类别以外的非活动项目”。
示例包括：已完成或非活动的项目; 不再承诺维护的 Areas; 不再感兴趣的 resources
让我们看到一个视觉例子
我们每天完成任务，这些任务自然被划分为项目（projects），属于责任领域（areas of responsibility）.
例如，您自己撰写了博客文章的初稿，该博客文章属于 “产品 X 发布” 这个项目（project），而这个项目属于一个称为 “产品开发” 的任务（responsibility）。这可能只是您在工作中负责的任务领域之一，比如 “业务战略”、“招聘 / 人员配置” 和 “财务报告”。在你的个人生活中，你还有更多的领域，如 “育儿”，“爱好” 和 “公寓”。
项目（project）VS. 责任领域（areas of responsibility）
这些定义似乎相当简单，但我想把注意力集中在项目和责任领域之间的差异。经过多次的反复试验，看到许多人难以区分他们，我开始相信，这两者之间哪怕只有很小的混淆，也会对个人的生产力带来很深的影响。
让我们将这两个类别的定义各分为两个部分：
项目有一个明确目标要实现，在目标完成后，我们完全可以打勾表示完成，或者从代办列表划掉，它是离散的、即将发生的事件。这个目标应该在一个特定的时刻实现。它有一个最后期限或时间表，无论是外部的还是自己规定的。
相比之下，责任领域有一个标准（standard） 需要保持。它并没有结束日期或最终结果。你在这方面的执行投入可能会随着时间而波动，但标准会无限期地继续下去，并且需要时刻给予一定程度的关注。
项目总是属于某个责任领域。举几个例子：
- 跑马拉松是一个项目，而健康是一个领域
- 出版一本书是一个项目，而写作是一个领域
- 节省 3 个月的开支是一个项目，而财务是一个领域
- 去泰国度假是一个项目，而旅游是一个领域
- 计划周年晚宴是一个项目，而配偶是一个领域
在所有这些示例中，项目都有完成日期。它们要么完整，要么不完整。另一方面，责任领域有必须无限期维持的执行标准。
制作列表
现在，我们已经打下了基础，让我向您展示，即使这两个类别之间的微小混淆也会导致很多问题。
当我担任生产力教练时，我会首先要求他们展示他们的项目清单。我需要这样，才能了解他们从事的工作类型、他们当前的工作量以及他们想要争取的结果。
他们通常给我一些这样的东西：
你看到问题了吗？此列表中没有一条是项目。“假期” 会结束吗？你可以一劳永逸地从你的名单上划掉 “生产力” 吗？不，这些是正在进行的责任领域，而不是项目。
那又怎样？这只是语义而已，对吧？
我不这么认为。除非你将责任领域分解成明确阐述的项目，否则你_无法_做这三件非常关键的事情。
首先，你无法真正了解你的想要做的事情的范围：
我经常被问到属于 “容量 / 利用率” 类别的问题：
- 如何知道我是应该减少工作量还是增加工作量？
- 我如何知道我在一段特定时间里应该有多少项目？
- 短期项目与长期项目（或研究与生产、规划与执行、分析与合成或任何其他二分法）的正确组合是什么？
但是，我无法一开始就对某个人回答这些问题，直到我了解他们目前的工作量和项目组合。
查看上图中左侧的列表 - “招聘 / 人员配备” 是否让您了解此人的工作量或他想要做的事情？不。它的工作量可以是每周几分钟，也可以是一个全职工作，以及介于两者之间的任何内容。这是一个黑匣子，没有给我任何信息。
现在看看右边的相应的项目列表，是不是你能更好地了解此人的工作量？是不是能更好的了解此人正在做的项目的性质？
在明确自己想要做什么之前，你不可能知道自己需要改进什么。你想要做的事情不是一系列模糊的责任清单，而是一份具体成果的简短清单。换句话说——项目清单。
其次，您无法将当前的努力与长期目标联系起来：
我常说，知识型工作者最大的瓶颈总是早上起床。知识工作不仅需要我们的时间和精力，还需要我们的投入和创造力。因此，个人动机是取代所有其他问题的首要问题。
现在，想象一下每天、每周、每月、甚至年复一年地醒来就看到左边列表对人心理的影响。责任领域是很稳定、长久不变的，对吗？无论你多么努力，无论你投入多少年的时间精力，这份永不改变的职责清单，只会越来越重，越来越久。
这份清单用来扼杀一个人的主观能动性简直无敌。
通过将这些职责分解为一个个小块的项目（如右侧列表中），那么你就可以确保项目列表几乎每周都会更改。给你了一个不断接近项目完成的节奏和势头，让你能保持动力。它能持续产生新鲜感，最新的研究表明，这种新鲜感让人产生满足感。
而且_，您始终_可以将职责分解为较小的项目。即使对于可能需要持续数年时间新产品的开发（如上例所示），也可以把这个目标明确分解为一系列的实验，即使它们只是 “验证了假设” 或 “得到了一个实验结果”。请记住，一个工作没有什么固定的结构或单元。您不必接受经理、团队或组织对项目的定义！
第三，你不知道您是否在实现目标方面取得了进展：
您是否有过准备年度绩效评估的时候 ·，却想不起来过去一年都整了些啥？这很让人泄气，打乱了你去经理的办公室吹牛逼的节奏，更别提谈判升职或加薪了。
现在想象一下，如果您将此 “事件” 区域分解到您计划并执行的每个单个事件中。这不仅展现了您脚踏实地，循序渐进的成长过程，它还会方便地为您提供一个成果目录，可以直接放在您在年底的绩效评估中。而且，您拥有的不仅仅是一个列表，对于每个已完成的项目都有一个文件夹，包含过程中的注释、资产和知识经验等。
关于项目与责任领域的最后一条说明：它们需要完全不同的思维方式、途径、工具和方法。项目要求你非常聚焦，不顾一切地争取结果，克服或规避障碍，忽略干扰（即人）。而责任领域则不同，它需要正念、平衡、流动和人与人的联系。这是习惯、常规、礼仪和共识社区的领域。责任领域需要反省和自我意识，因为确定您是否符合您的标准是一种直觉练习，而不是分析性练习。
你可以很容易地看到，未能做出这种区分如何导致常见的挫折：如果你有一个项目，你认为是一个领域（例如，这本书我已经 “写” 了几年，感觉就像我生命中永无止境的一部分），它往往会无限期地继续下去。如果你有一个你认为是一个项目的领域（例如，像 “减掉 X 磅” 这样的健康结果），你会在达到它后很快反弹，因为你没有建立任何机制来维持标准。
花时间来制定一个明确的项目清单，是个非常有启发性的练习。将其与目标列表并排放置，并绘制与每个项目与其相应目标相匹配的连接线：
大多数人发现他们并不完全匹配。这是有问题的，因为没有目标的项目我们称为 “爱好”。如果你没有下定决心或没有充分阐明你想要的结果，你这样做一定只是为了好玩。
如果你有一个目标，没有相应的项目，这就是所谓的 “梦想”。你可能全身心的渴望它，但没有一个实际的项目，那么目前你实际上并没有任何进展。
爱好和梦想没有错。它们赋予生命意义和目的。但请不要将它们与项目和目标混为一谈。要清楚你正在取得什么进展，你必须清楚哪些事没有进展。要轻松的说出什么东西不重要，你必须清楚么那是什么东西。
首先定义项目列表
这里的底线是，定义你的项目，否则他们将定义你。你会经常被拉扯到别人的项目，发现即使别人主动帮助你定义你的项目，你也不知道那些项目是什么。
具体意味着，您应该自己定义项目，而不是任何特定的程序或工具。将它们写在一张纸上或空白文档中，远离任何软件程序的提示、鼓励、约束和假设。
这允许您在您选择的任何程序中扩展和体现这些项目：
这一点很重要是因为：您始终需要使用多个程序来完成项目。您可以使用基 camp、Asana、Jira 或 Zoho 等集中式平台，但技术在太多方面进展太快，任何一家公司都无法做到最好。
与其逆流而上，寻找 “一个平台来统治他们所有”，不如制定您的项目列表，然后复制该列表到你使用的每一个工具，无论现在的工具还是将来的工具。我建议能做到完全相同的拼写，标点符号和大写，以便程序之间的过渡尽可能无缝。
我注意到，人们往往在使用的每个程序中使用不同的组织方案。他们试图根据每个程序的功能调整不同的方案，迫使他们的大脑 “加载”，并记住一个不同的程序，每次他们切换程序。这给学习可能更适合于专门任务的新工具带来了摩擦，从而抑制了创新。
在上面的示例中，项目列表在每个程序中都相同，可以进一步扩展到任意数量的其他程序。这利用了每个程序的独特功能，同时保持项目层跨界面的统一。
P.A.R.A. 为您提供了两个世界的最佳之处：集中的一致性和分散的适应性。
它按照三个核心原则运作：
第一个原则是 ，它使用数字 4 作为指南。 整个层次结构是四个类别宽（项目、区域、资源、存档），深度不超过四个级别（以 Evernote 为例，级别为：应用程序 > 堆栈 > 笔记本 > 笔记）。
第四号被称为 “魔法”，因为研究表明它似乎是各种认知过程的自然极限，从工作记忆到对象跟踪到快速枚举。在一些更猜测性的发现中，一些原始部落似乎只有第四名的具体词，许多动物似乎能够区分多达四个单独的物体。
不管它是否是真正的限制，它是一个有用的约束，以防止组织过度工程的两个主要的共性：太多的类别和太多的层次结构级别。
第二个原则是 P.A.R.A. 完美地反映了你的任务管理和项目管理系统。相对年轻的个人知识管理领域（PKM）在这个话题上有很多话要说，但我相信，任何不与执行工具挂钩的 PKM 方法都注定要永远处于次要地位。
第三个原则是，P.A.R.A. 保留并实际加强任何生产力系统必须作出的最重要区别：可操作和不可操作的信息。做出这种区分，您可以把 95% 的信息放在一边，专注于手头任务所需的 5%。
如何增强可操作性？通过认识到可操作性不是黑色或白色。相反，它是一个梯度，一个频谱，应该跟据背景隐藏或揭示。这点遵循一种称为_渐进式披露_的知名设计技巧——只向用户显示当前所需的信息。这有助于最大限度地减少知识工作者必须始终应对的认知负担。
每天，在完成工作的战壕中，您可以专注于第一栏，查看仅与活动项目相关的材料。这可能包括您的任务管理器（或至少任务管理器的 “今天” 或 “下一步” 部分）以及像 Evernote 这样的记事程序中的 “项目” 堆栈：
在更大的视野下，例如在每周进行回顾时，把职责领域也纳入正在考虑的信息范围。这是一个更深层次的内省：您目前是否满足您所致力于的每个领域内为自己设定的标准？如果没有，是否有任何新的项目，习惯，惯例，仪式，或你想开始，停止，或改变其他实践？
把视野再扩大，也许在每月回顾期间，您可以把资源也扩大到要考虑的内容的范围。是否有一些新的兴趣你想更深入的探索？是否有以前停滞的项目，你想重新启动？您目前的在做的项目有没有让你对一些项目关联的其他方面产生兴趣？
资源堆栈也是存放 “研究” 的地方。此处的笔记本往往最具有客观价值的信息，在查找一些材料用于博客文章、向某人推荐或工作项目时，您可能需要访问这些信息。下图是我自己的收藏，每个主题都对我个人的兴趣给出了一个很好的提示，每个笔记本标题右侧的笔记数量显示了我收集了多少这个主题的笔记：
最后，档案馆是您已完成的项目组合，每个项目都是非活动的，但是在未来项目中如果需要重复使用和再循环，这些项目可以随时提供有用的材料。我经常发现，重用我的某些话题下的笔记、幻灯片，提案，或其他资产可以节省我大量的时间。像我这种自由职业者，一切我需要亲历亲为，那么重复利用就显得尤其关键。碰到搜索不给力的时候，则最容易根据资产创建时间以及与哪个项目关联的位置来回忆资产的位置：
除了重复使用项目材料外，档案馆还可在项目回顾、年度回顾以及简历和建议书这些需要 “展示您的作品” 的时候用到。
参考
- ^ 本文是 para 方法主页的个人翻译，有兴趣的朋友可以参考这个方法，作者个人主页及原文见链接。 https://fortelabs.co/blog/para/